Conditions générales de vente

Rappel

Ce document est un outil de protection mutuelle. Il pose un cadre clair pour que notre collaboration se déroule en confiance, sans mauvaise surprise. Si une clause te semble floue ou te préoccupe, je t'invite à m'en parler avant de signer.

Sommaire

Article 1. Informations légales et cadre d'exercice

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») sont établies par Audrey UBEROS, exerçant sous l'enseigne commerciale Navia Solutions-Office, dont le siège est fixé à Lavernose-Lacasse.

Conformément à l'article R.127-3 du Code de commerce et à la loi n° 2003-721 du 1er août 2003, Audrey UBEROS bénéficie d'un Contrat d'Appui au Projet d'Entreprise (CAPE) conclu avec la structure accompagnatrice ALTITUDE, dont le siège social est sis Bât C, 1er étage, 3 chemin du Pigeonnier de la Cépière, 31100 Toulouse (SIREN 424 845 949 – SIRET 424 845 949 00116). Ce contrat prend effet le 01/04/2026 et expire le 31/03/2027.

L'activité exercée porte exclusivement sur des prestations d'assistance administrative et stratégique, à l'exclusion de toute activité relevant du monopole des experts-comptables tel que défini par l'ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945.

Article 2. Objet des conditions générales de vente

Les présentes CGV ont pour objet de définir les droits et obligations respectifs de la prestataire et de ses clients dans le cadre des prestations de services proposées par Navia Solutions-Office. Elles constituent le socle unique de la relation commerciale.

Tout devis signé, tout bon de commande ou toute demande de prestation vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV. En cas de dispositions particulières convenues par devis ou contrat de mission, celles- ci prévaudront sur les présentes CGV pour les seuls points concernés.

Article 3. Indépendance des clauses et des parties

Toutes les clauses des présentes CGV sont indépendantes les unes des autres : la nullité prononcée de l'une ne vaut pas celle des autres. Les parties conservent leur indépendance : ce partenariat ne vaut ni contrat de travail, ni pacte d'associés. Le client ne peut exercer aucun pouvoir de direction, de contrôle ou de subordination sur la prestataire.

Non-sollicitation sectorielle

Durant la collaboration et pendant six (6) mois après sa fin, la Prestataire s’engage à ne pas fournir de prestations identiques ou similaires à un concurrent direct du Client opérant dans le même secteur d’activité principal. En cas de doute sur le caractère concurrent d’un prospect, la Prestataire en informe le Client préalablement par écrit. Cette clause ne restreint pas la liberté de la Prestataire de travailler pour tout client dans un secteur différent.

Absence d’exclusivité – Multi-clients

La Prestataire est libre de travailler simultanément pour d’autres clients, dans des secteurs différents ou non concurrents du Client. Aucune exclusivité n’est implicite dans les présentes CGV, sauf mention expresse dans des conditions particulières signées par les deux Parties. Cette liberté est constitutive du statut d’indépendant de la Prestataire et ne saurait être interprétée comme un manquement à ses obligations.

Article 4. Champ d'application

Les présentes CGV s'appliquent à l'ensemble des prestations fournies par Navia Solutions-Office à destination :

• Des clients professionnels (TPE, PME, associations, professions libérales, indépendants) ;
• Des clients consommateurs (personnes physiques n'agissant pas dans le cadre de leur activité professionnelle).

Les dispositions spécifiques aux clients consommateurs sont signalées par la mention [B2C] tout au long du présent document.

Capacité juridique requise

Être majeur(e), disposer de la pleine capacité juridique et, pour les personnes morales, être régulièrement immatriculé(e) et représenté(e) par une personne habilitée.

Prérequis techniques

Le client atteste disposer d'un équipement informatique adéquat : ordinateur, connexion internet, application de navigation performante, caméra et microphone pour les échanges en visioconférence.

Article 5. Description des services

Navia Solutions-Office propose des prestations dans les domaines suivants, de manière non exhaustive :

• Organisation et gestion administrative externalisée ;
• Pré-comptabilité (saisie, classement, préparation des pièces comptables — hors monopole de l'expert-comptable) ;
• Coordination et pilotage de projets ;
• Structuration digitale : mise en place d'outils, automatisation de processus (Notion, Trello, Make, etc.) ;
• Communication : rédaction, mise en forme, gestion de supports ;
• Accompagnement stratégique et organisationnel ;
• Toute autre mission définie d'un commun accord dans le devis.

La prestataire se réserve le droit de refuser toute demande incompatible avec son champ d'activité, ses compétences ou les dispositions du CAPE, notamment toute mission relevant du monopole des experts- comptables.

Périmètre de la pré-comptabilité : ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Navia Solutions-Office intervient exclusivement sur les tâches dites de « pré-comptabilité », soit tout ce qui se situe en amont de la comptabilité tenue par un expert-comptable. Ces missions ne relèvent pas du monopole de l’Ordre des experts-comptables tel que défini par l’ordonnance n ° 45-2138 du 19 septembre 1945.

En cas de doute sur le périmètre d’une mission, la prestataire s’engage à en informer le client et à l’orienter, si nécessaire, vers un expert-comptable compétent.

Article 6. Commande et devis

Processus de commande

Toute mission débute par une demande initiale formulée par e-mail, formulaire de contact ou réseau social. Un appel découverte est organisé pour identifier les besoins et évaluer la faisabilité. La prestataire peut refuser toute mission sans avoir à en justifier le motif.

Devis et valeur contractuelle

Un devis personnalisé est établi et transmis au client. Il précise : l'objet et le périmètre de la mission, la durée ou la fréquence, le tarif applicable, les modalités de paiement, et toute condition particulière. Le tarif figurant sur le devis signé prévaut sur tout autre document.

Le client renvoie le devis signé électroniquement ou manuscritement. La signature vaut acceptation des présentes CGV. Le devis est valable 30 jours à compter de son émission.

La méthode R.O.A.

L’accompagnement proposé par la Prestataire s’inscrit dans le cadre de la méthode R.O.A. (Respire • Organisons • Avançons), une approche progressive et adaptative déclinée en trois formules d’intervention : Respire, Organisons et Avançons, dont les modalités respectives sont précisées aux articles suivants.

Cette méthode constitue un cadre méthodologique d’accompagnement. Elle ne saurait être interprétée comme un engagement de résultat, l’obligation de la Prestataire restant, dans tous les cas, une obligation de moyens conformément à l’article relatif à la responsabilité.

Respire (intervention ponctuelle) – périmètre, cadrage et dépassement

Respire est une intervention ponctuelle conçue pour répondre à un besoin clairement identifié et délimité. Le périmètre de l’intervention est défini conjointement par les Parties à l’issue de l’appel découverte, formalisé dans un devis et accepté par le Client avant tout démarrage. Ce périmètre précise le besoin traité, les livrables attendus et les limites de l’intervention.

Suivi et alerte

La Prestataire assure un suivi de l’avancement de l’intervention. Dès qu’elle anticipe d’atteindre les limites du périmètre défini, elle en informe le Client par écrit avant tout dépassement. L’intervention est alors suspendue dans l’attente d’une décision.

À ce stade, deux options s’offrent aux Parties : clôturer l’intervention dans le périmètre initial, avec livraison de ce qui a été réalisé ; ou établir un avenant définissant un périmètre complémentaire et la facturation associée, signé avant la reprise des travaux.

La Prestataire n’a aucune obligation de poursuivre au-delà du périmètre défini au devis sans avenant signé, quand bien même le livrable ne serait pas entièrement finalisé au sens du Client, dès lors que ce dépassement résulte d’une évolution du besoin, d’une multiplication des demandes ou de tout autre facteur extérieur au périmètre initial accepté.

Toute demande introduite en cours d’intervention et excédant le périmètre défini au devis fait l’objet d’un nouveau devis ou d’un avenant signé avant toute intervention complémentaire.

Organisons (mission personnalisée) – périmètre et volumétrie

Organisons est une mission personnalisée destinée à répondre à des besoins nécessitant plusieurs étapes ou une volumétrie plus importante. Chaque mission Organisons fait l’objet d’un devis précisant notamment : le besoin identifié, le périmètre de la mission, les livrables attendus, la volumétrie estimée, et les éventuelles limites de la prestation.

La volumétrie indiquée au devis constitue une estimation établie sur la base des éléments transmis par le Client au moment de la demande. En cas d’évolution significative du périmètre ou de la complexité de la mission en cours d’exécution, un avenant est établi d’un commun accord.

Article 7. Tarifs et paiement

Tarification

Les prestations sont facturées selon l'un des modes suivants, précisé au devis :

• Taux horaire : à partir de 30 € HT / heure
• (soit 36 € TTC / heure, TVA de 20 % incluse),
• (TVA de 20 % applicable selon la réglementation en vigueur) ;
• Forfait mensuel ou mission : montant global défini au devis pour un périmètre délimité ;
• Forfait hybride : partie forfaitaire + heures supplémentaires au taux horaire.

Les prix sont exprimés hors taxes (HT). La TVA au taux légal en vigueur (20 %) est applicable et apparaît sur toutes les factures.

Révision tarifaire

La prestataire peut réviser ses tarifs au bout de 6 mois d'exécution, sur notification écrite adressée au client 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouveaux tarifs. Le client peut refuser la révision et résilier le contrat dans les conditions de l'article 14, sans pénalités.

Majoration pour demande urgente

Toute demande urgente (délai inférieur à 48 heures ouvrées) fait l'objet d'une majoration de 30 % appliquée au tarif horaire ou forfaitaire. Cette majoration est mentionnée sur le devis ou rappelée au moment de la demande.

Ajustement du volume

En cas d'évolution significative du volume ou de la charge de travail, un avenant est établi d'un commun accord, précisant les nouvelles modalités et le tarif applicable.

Offre Solidaire

Objet et nature du dispositif

L’Offre Solidaire constitue un dispositif exceptionnel et discrétionnaire proposé par Navia Solutions Office à un nombre limité de bénéficiaires simultanés (deux places maximum). Elle ne constitue pas un droit et ne peut être revendiquée.

Critères d’éligibilité

L’Offre Solidaire s’adresse aux personnes qui cumulent une situation de handicap reconnue ou en cours de reconnaissance et des ressources financières limitées. La reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) seule ne suffit pas à accéder au tarif solidaire. L’appréciation de l’éligibilité relève exclusivement de la Prestataire.

Liberté d’appréciation de la Prestataire

La Prestataire reste libre : d’accepter ou de refuser toute demande, sans avoir à en justifier le motif ; de suspendre temporairement le dispositif lorsque le quota de places est atteint ; de demander un justificatif uniquement lorsque la place est sérieusement envisagée ; de mettre fin au dispositif si les critères d’éligibilité ne sont pas ou ne sont plus réunis.

Justificatifs

Un seul justificatif suffit, au choix du Client, parmi les documents suivants : au titre de la situation de handicap, la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ou la reconnaissance en cours ; au titre des ressources limitées, l’allocation aux adultes handicapés (AAH), le revenu de solidarité active (RSA), l’allocation de solidarité spécifique (ASS), l’allocation de retour à l’emploi (ARE), une pension d’invalidité faible, un chiffre d’affaires faible, ou une déclaration sur l’honneur lorsque la situation ne peut être documentée simplement.

Le Client peut masquer toute information non nécessaire à la vérification de l’éligibilité, notamment le diagnostic, les données médicales, le numéro de sécurité sociale ou les montants précis.

Le justificatif est consulté aux seules fins de vérification d’éligibilité. Il n’est pas conservé au-delà du temps nécessaire à cette vérification ; la Prestataire conserve uniquement la mention que l’éligibilité a été vérifiée.

Changement de situation

Le Client bénéficiant de l’Offre Solidaire s’engage à informer la Prestataire de toute évolution significative de sa situation susceptible de modifier son éligibilité au dispositif.

La Prestataire peut réévaluer les conditions tarifaires lors de chaque renouvellement de mission. En cas de changement de situation avéré, le tarif de droit commun s’applique à compter du renouvellement suivant, sans effet rétroactif.

Modalités de paiement

Les factures sont émises via l'outil de gestion homologué Evolbee, conformément aux obligations liées au CAPE. Un acompte de 30 % est demandé avant le démarrage de toute mission. Le solde est payable à réception de la facture finale, sauf modalités différentes précisées au devis.

Les moyens de paiement acceptés sont : le virement bancaire (mode privilégié) et les espèces dans la limite des plafonds légaux.

Retards et impayés

• Clients professionnels (B2B)

Tout retard de paiement donne lieu, sans mise en demeure préalable et de plein droit, à des pénalités de retard au taux légal en vigueur multiplié par 3, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40

€ HT (art. L.441-10 C. com.). La suspension immédiate des prestations peut intervenir jusqu'à régularisation complète.

Article 8. Exécution des prestations

Modalités générales

Les prestations sont réalisées à distance. Délai de traitement standard : 72 heures ouvrées à compter de la réception des éléments nécessaires, sauf délai différent précisé au devis. Ce délai est indicatif et peut être adapté selon la nature et la complexité de la mission, après information du client.

La prestataire s'engage à adapter ses modalités de communication aux besoins spécifiques du client. Si le client rencontre des difficultés à traiter certains types d'informations (densité des e-mails, formats de documents), il est invité à en informer la prestataire afin que des aménagements raisonnables soient convenus.

Informations à fournir par le client

Pour le bon déroulement de la prestation, le client transmet dans les délais convenus : identité visuelle, conditions et contraintes de travail, liens vers les outils et plateformes, accès (si nécessaires à la mission), et tout autre élément utile. Les données sensibles sont transmises via un canal sécurisé convenu entre les parties (ex. Proton Mail, Bitwarden Send).

Moyens de communication

Les échanges se font par e-mail (canal principal), visioconférence (pour les réunions de suivi), et WhatsApp. Les appels téléphoniques et SMS sont réservés aux situations d'urgence.

Échanges asynchrones

Les échanges asynchrones correspondent aux communications réalisées en dehors des rendez-vous planifiés. Ils peuvent prendre la forme d’e-mails, de messages écrits ou de messages vocaux, transmis via les canaux convenus entre les Parties en amont de la mission.

Ils permettent notamment : le suivi d’avancement, les questions ponctuelles, les ajustements simples et la transmission des éléments nécessaires à la mission.

La Prestataire s’engage à répondre aux échanges asynchrones dans un délai de quarante-huit (48) heures ouvrées, dans le respect de ses plages de disponibilité définies au présent article, et hors périodes d’absence communiquées au Client.

Les appels téléphoniques et les SMS sont réservés aux situations d’urgence telles que définies à l’article relatif aux demandes urgentes. En dehors de ces situations, tout contact est réalisé par e-mail ou via les canaux écrits convenus ensemble en amont de la mission.

Les échanges asynchrones ne remplacent pas une séance stratégique. Toute demande nécessitant une analyse approfondie, une prise de décision structurante ou un travail de fond sera traitée dans le cadre d’un rendez-vous dédié ou d’une mission complémentaire définie au devis.

WhatsApp et données sensibles. WhatsApp est édité par Meta Platforms Inc. et peut impliquer des transferts de données hors de l’Union européenne. Son utilisation est limitée aux échanges non sensibles. Les documents ou données confidentiels sont transmis par e-mail ou via un outil sécurisé convenu entre les Parties.

Suivi et comptabilisation des heures

La prestataire comptabilise ses heures via un outil dédié, qui fait foi pour la facturation. Le client peut suivre l'avancée via l'espace Notion mis à sa disposition.

Plages de disponibilité

La prestataire est disponible du lundi au vendredi, de 10h à 12h et de 14h à 17h. Elle communique ses absences prévisibles au minimum 1 mois à l'avance par e-mail.

Elle ne travaille pas les 24,25, 31 décembre et 1er janvier.

Elle communique ses absences prévisibles (congés, formations) au minimum 1 mois à l'avance par e-mail.

Environnement de travail sécurisé

La prestataire s'engage à maintenir : connexion via VPN actif, double authentification (2FA) sur tous les outils et accès, accès compartimentés par mission, aucune donnée client stockée sur des supports non sécurisés.

8.7 Révisions et allers-retours sur livrables

Sauf mention contraire dans le devis, chaque livrable inclut deux (2) cycles de révisions à compter de la livraison initiale.

Un cycle de révision correspond à un retour client consolidé transmis par écrit (e-mail ou outil de gestion désigné), auquel la Prestataire répond par une version modifiée du livrable. Les demandes fragmentées en plusieurs messages successifs sont regroupées et comptabilisées comme un seul cycle.

Les demandes de modifications dépassant ce nombre de cycles inclus, ou portant sur des éléments extérieurs au périmètre initial du devis, font l’objet d’un devis complémentaire ou d’une facturation au temps passé au tarif horaire en vigueur.

Toute demande de révision doit être transmise dans un délai de sept (7) jours ouvrés suivant la réception du livrable. Passé ce délai sans retour du client, le livrable est réputé accepté et validé dans sa version livrée. Cette validation tacite a valeur contractuelle.

Distinction importante : une demande qui modifie le périmètre initial défini dans le devis ne constitue pas une révision mais une nouvelle prestation. Elle donnera lieu à un avenant ou à un nouveau devis.

8.8 Acceptation tacite des livrables ponctuels

Pour les missions ponctuelles donnant lieu à un livrable défini, le Client dispose de sept (7) jours ouvrés après la livraison pour notifier par écrit tout défaut majeur de conformité. Sans notification écrite dans ce délai, la livraison est réputée acceptée sans réserve. Cette acceptation tacite a valeur contractuelle et vaut renonciation à toute contestation ultérieure sur la conformité du livrable.

Cette clause ne s’applique pas aux forfaits récurrents, pour lesquels les ajustements sont intégrés au suivi régulier convenu entre les parties.

8.9 Utilisation de systèmes d’intelligence artificielle

Rôle de l’IA et contrôle humain. Navia Solutions-Office peut utiliser des systèmes d’intelligence artificielle comme outils d’assistance à la recherche, à la rédaction, à la structuration, au classement, à l’automatisation ou à l’aide à la décision. Leur utilisation ne remplace ni l’analyse professionnelle de la Prestataire ni le contrôle humain adapté à la nature de la mission.

Information du Client et des utilisateurs. Lorsque le recours à l’IA est significatif pour l’exécution de la mission, notamment en cas d’accès à des données du Client, d’automatisation ou d’interaction directe avec une personne, le devis ou le document de cadrage précise la finalité de l’usage, les catégories de données concernées et le statut de l’outil. Toute personne qui échange directement avec un assistant IA est informée, au plus tard au début de la première interaction, qu’elle communique avec un système d’intelligence artificielle, sauf lorsque cela est manifestement évident.

Contrôle des contenus. Les productions assistées par IA font l’objet d’une relecture et d’un contrôle proportionnés à leur objet. Pour les contenus réglementaires, administratifs ou destinés à informer le public sur un sujet d’intérêt public, la Prestataire vérifie le fond sur des sources fiables et conserve la responsabilité de sa propre validation. Une simple correction orthographique ne constitue pas une revue substantielle.

Transparence des contenus. Une mention visible relative à l’IA est apposée lorsqu’elle est requise par la réglementation, notamment pour certains contenus artificiels pouvant paraître authentiques, ou pour certains textes d’intérêt public publiés sans revue humaine ou contrôle éditorial substantiel. Aucune mention systématique n’est exigée lorsque l’IA n’est qu’un outil d’assistance et que le contenu a fait l’objet d’une validation humaine substantielle, sous réserve des règles propres au support utilisé.

Données du Client. Les principes de minimisation, de confidentialité et de sécurité s’appliquent à tout usage de l’IA. Aucune donnée personnelle, confidentielle ou sensible n’est transmise à un outil d’IA tiers sans instruction documentée du Client et sans cadre contractuel et technique approprié. Lorsque cela est possible, les informations sont anonymisées ou remplacées par des exemples fictifs. Les dispositions de l’article 11 et, le cas échéant, de l’annexe de sous-traitance RGPD s’appliquent.

Outil de mission ou livrable. Un assistant IA, un prompt, une automatisation, une base ou un processus peut constituer soit un outil temporaire utilisé pendant la mission, soit un livrable remis au Client. Cette qualification doit être expressément indiquée dans le devis. À défaut de mention expresse, l’élément est réputé être un outil temporaire de mission et ne fait l’objet d’aucune cession ni remise au Client. Les règles détaillées figurent à l’article 16.

Droit de refus et limites. Le Client peut demander par écrit, avant le démarrage de la tâche concernée, qu’elle soit réalisée sans recours à l’IA ; cette demande peut entraîner une adaptation du périmètre, du délai ou du tarif. Les résultats produits par des outils tiers peuvent comporter des erreurs et dépendent de services dont la Prestataire ne maîtrise ni les évolutions ni la disponibilité. Cette limite ne dispense pas la Prestataire de ses obligations contractuelles de diligence, de contrôle et de confidentialité.

Article 8bis. Accompagnement mensuel – Avançons

Périmètre et devis

Avançons constitue une formule d’accompagnement mensuel dont le périmètre est défini conjointement par les Parties en début de chaque période et formalisé dans un devis signé. Ce devis précise notamment les domaines prioritaires d’intervention pour la période concernée.

Ces domaines peuvent notamment comprendre, de façon non exhaustive : l’administratif et l’organisation quotidienne, les outils et le pilotage, la communication, le suivi des priorités, la structuration d’un processus, l’intégration de l’IA ou les automatisations adaptées à l’activité.

Chaque mois constitue une période autonome. La reconduction d’Avançons d’un mois sur l’autre fait l’objet d’un nouveau devis ou d’une confirmation écrite des conditions reconduites, selon les modalités convenues entre les Parties.

Fonctionnement mensuel

Chaque période mensuelle comprend notamment : la définition commune des priorités d’intervention pour la période ; la réalisation des actions convenues dans le périmètre défini au devis ; des retours d’avancement réguliers tout au long du mois ; un point stratégique mensuel ; et des échanges entre les rendez-vous planifiés, dans les conditions définies à l’article relatif aux échanges asynchrones.

Modification des priorités en cours de période

Les priorités définies en début de période peuvent évoluer en cours de mois d’un commun accord, formalisé par écrit (e-mail ou outil de suivi désigné).

Toute modification importante du périmètre initial — notamment un changement de direction substantiel, l’abandon d’actions déjà engagées ou l’ajout de nouvelles missions significatives — peut conduire à une réévaluation de la mission et, le cas échéant, à l’établissement d’un avenant.

Les actions déjà réalisées à la date de la demande de modification restent dues et facturables, quelles que soient les décisions prises pour la suite de la période.

Report et décalage des livrables

Lorsque le report d’un livrable est imputable à la Prestataire, celui-ci est finalisé sans facturation complémentaire dans un délai raisonnable convenu avec le Client.

Lorsque le report résulte d’un retard de transmission des éléments nécessaires, d’une modification du besoin, d’un changement de priorité ou de toute autre cause imputable au Client, les Parties conviennent ensemble d’un nouveau calendrier ou d’un avenant aux conditions initiales. Dans ce cas, la Prestataire ne peut être tenue responsable du décalage constaté, et aucune pénalité ne peut lui être appliquée.

En cas d’absence de transmission des éléments nécessaires au-delà de quinze (15) jours ouvrés sans justification, la Prestataire se réserve le droit de clôturer la mission et de facturer les prestations déjà réalisées.

Renouvellement et résiliation

Accompagnement mensuel sans engagement de durée.

Il est reconduit chaque mois avec l’accord du client. Chaque mois est l'occasion de réévaluer ses besoins afin que l'accompagnement reste pertinent, adapté à son activité et à son évolution.

Nature de l’accompagnement

Avançons constitue un accompagnement global et évolutif. Il ne s’agit pas d’un forfait d’heures à consommer mais d’un partenariat d’organisation dont le contenu s’adapte aux priorités de chaque période dans les limites du devis signé.

Article 9. Obligations des parties

Obligations de la prestataire

La prestataire est soumise à une obligation de moyens. Elle s'engage à : exécuter les prestations avec diligence et professionnalisme ; informer le client de tout élément susceptible d'affecter la mission ; respecter la confidentialité des informations transmises ; respecter les délais convenus, sauf empêchement dû à un défaut de coopération du client ou à un cas de force majeure.

Obligations du client

Le client s'engage à : fournir en temps utile l'ensemble des informations, documents et accès nécessaires

; collaborer activement ; s'acquitter des paiements aux échéances prévues ; ne pas exercer de pouvoir de direction, de contrôle ou de subordination sur la prestataire. Le client est seul responsable des décisions prises sur la base des prestations fournies.

9.3 Posture partenaire et co-construction

Dans le cadre de son accompagnement, la Prestataire peut être amenée à formuler des recommandations, des plans d’action, des propositions d’organisation ou des orientations stratégiques.

Ces éléments sont élaborés conjointement avec le Client, sur la base des informations et objectifs qu’il communique. Le Client demeure seul décisionnaire de leur mise en œuvre.

La Prestataire ne peut être tenue responsable des conséquences des décisions prises ou non par le Client à la suite des recommandations formulées, ni des résultats obtenus ou non obtenus lorsque les recommandations n’ont pas été mises en œuvre.

9.4 Accompagnement neuro-inclusif

Navia Solutions-Office s’efforce d’adapter ses modalités de communication et d’accompagnement aux besoins spécifiques exprimés par le Client, notamment lorsque celui-ci est concerné par un fonctionnement neuroatypique (TDAH, TSA, troubles DYS, hypersensibilité ou tout autre fonctionnement ayant un impact sur l’organisation).

Ces adaptations peuvent notamment porter sur : le format des échanges et des livrables, la fréquence et la forme des retours d’avancement, les supports utilisés, les modalités d’organisation et le rythme de collaboration.

Ces adaptations constituent une obligation de moyens. Elles sont mises en œuvre sur la base des informations communiquées par le Client et dans les limites de ce qui est raisonnablement possible dans le cadre de la mission définie au devis. Elles ne sauraient être interprétées comme une garantie de résultat ou une obligation de compensation.

Le Client est invité à exprimer ses besoins spécifiques dès le début de la collaboration, et à informer la Prestataire de toute évolution afin que les modalités d’accompagnement puissent être ajustées.

Article 10. Responsabilité et limitations

Obligation de moyens

La prestataire n'est tenue qu'à une obligation de moyens. Elle ne peut être tenue responsable de l'absence de résultats spécifiques non expressément garantis.

Limitations

La responsabilité de la prestataire ne peut être engagée en cas de force majeure, de faute lourde ou intentionnelle du client, ou d'absence de transmission des informations nécessaires dans les délais convenus. En tout état de cause, la responsabilité de la prestataire est plafonnée au montant total des honoraires effectivement perçus au titre de la mission concernée.

10.3 Validation et publication des contenus

Lorsque la mission comprend la préparation d’un contenu destiné à être publié, le Client valide avant publication les informations relevant de sa connaissance, les éléments factuels qu’il a fournis, les autorisations relatives aux contenus et l’adéquation du message à ses obligations professionnelles ou sectorielles. Sauf mandat écrit contraire, le Client conserve la décision finale de publier.

Lorsque le Client publie, modifie ou réutilise un contenu après sa livraison, il en assume la responsabilité éditoriale. Lorsque la Prestataire publie au nom du Client, elle agit dans la limite du mandat reçu et sur la base de la version validée par le Client. Cette répartition ne prive pas le Client de son droit d’engager la responsabilité de la Prestataire en cas de manquement à ses propres obligations contractuelles ou légales.

Article 11. Protection des données personnelles (RGPD)

Rôles des parties

Navia Solutions-Office agit en qualité de responsable du traitement pour les données nécessaires à la gestion de ses prospects et clients, à l’établissement des devis, à la facturation, au suivi de la relation commerciale et au respect de ses obligations légales.

Données collectées et finalités

Pour ces finalités propres, seules les données adéquates et nécessaires sont collectées. Elles ne sont ni revendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

Accès aux données dans le cadre des missions

Lorsque la Prestataire traite des données personnelles pour le compte du Client, notamment dans son espace Notion, sa messagerie, ses fichiers, son CRM ou ses outils métier, le Client demeure responsable du traitement et Navia Solutions-Office agit en qualité de sous-traitant. La Prestataire traite alors ces données uniquement sur instruction documentée du Client, pour les finalités de la mission et pendant la durée convenue.

Avant tout traitement non occasionnel de données personnelles pour le compte du Client, les Parties complètent un devis, un contrat ou une annexe conforme à l’article 28 du RGPD précisant notamment l’objet et la durée du traitement, les finalités, les catégories de données et de personnes, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs autorisés, les éventuels transferts et le sort des données à la fin de la mission.

Tout outil tiers, y compris un outil d’IA ou d’automatisation, qui reçoit des données personnelles du Client est traité comme un sous-traitant ultérieur et n’est utilisé qu’après information et autorisation écrite, spécifique ou générale, du Client. Le Client s’engage à ne pas transmettre de données de santé, de handicap ou d’autres données particulièrement sensibles sauf nécessité documentée, accord préalable et mesures de sécurité adaptées.

Sécurité

La prestataire met en œuvre des mesures techniques appropriées : VPN actif, double authentification,

accès compartimentés. En cas d'incident de sécurité, le client est informé dans un délai raisonnable.

Durée de conservation

Les données traitées pour les finalités propres de Navia Solutions-Office sont conservées pendant les durées nécessaires ou légales. Les données traitées pour le compte du Client sont, au terme de la mission et selon son choix documenté, restituées ou supprimées, sauf obligation légale de conservation.

Droits des personnes

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne concernée dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Ces droits peuvent être exercés à : contact@naviasolutions-office.fr. Toute réclamation peut être adressée à la CNIL (www.cnil.fr).

Article 12. Sous-traitance

La prestataire peut faire appel à des sous-traitants qualifiés pour l'exécution de tout ou partie d'une mission. Elle informe le client préalablement par écrit (e-mail) en précisant le périmètre concerné. Elle demeure l'interlocutrice principale et conserve la responsabilité globale de la mission.

Le client peut s'opposer à la sous-traitance dans un délai de 7 jours ouvrés suivant l'information. En l'absence d'opposition dans ce délai, la sous-traitance est réputée acceptée. Les sous-traitants sont soumis aux mêmes obligations de confidentialité et de protection des données.

Article 13. Suspension et interruption temporaire

Suspension d'un commun accord

Les parties peuvent convenir de suspendre le contrat par accord mutuel, au moins 1 semaine avant la date souhaitée. Les paiements programmés sont suspendus pour la durée de l'interruption. La durée maximale de suspension est de 2 mois. Au-delà, le contrat prend automatiquement fin, sans pénalités.

La reprise de la prestation a lieu une fois que les parties procèdent à la levée de suspension par accord mutuel formalisé par écrit. Aucune partie ne dispose d'un pouvoir décisionnel unilatéral sur la reprise ou la non-reprise du contrat.

La reprise de la prestation a lieu une fois que les parties procèdent à la levée de suspension par accord mutuel formalisé par écrit. Aucune partie ne dispose d'un pouvoir décisionnel unilatéral sur la reprise ou la non-reprise du contrat.

Interruption pour raison de santé (prestataire)

En cas d'incapacité temporaire de travail de la prestataire, le client est informé par écrit dès que possible. Aucune pénalité n'est applicable à la prestataire. Les missions en cours sont suspendues pour la durée de l'arrêt. La facturation est proportionnelle aux heures effectivement réalisées. La prestataire s'engage à proposer des mesures de continuité dans la mesure du possible.

Article 14. Résiliation

Préavis standard

Pour les missions à durée indéterminée ou facturées mensuellement, chacune des parties peut résilier le contrat en respectant un préavis de 15 jours calendaires, notifié par écrit (e-mail professionnel ou courrier).

Effets de la résiliation

À l'issue du préavis : les missions en cours sont finalisées dans la limite du travail déjà engagé ; la prestataire facture l'ensemble des prestations réalisées jusqu'à la date de résiliation ; les parties restituent mutuellement les accès et outils mis à disposition.

Résiliation sans préavis

Une résiliation sans préavis est possible en cas de faute grave : non-paiement persistant malgré mise en demeure, violation grave de la confidentialité, comportement irrespectueux ou abusif, demande d'actes illicites.

Pour les clients professionnels uniquement : en cas de résiliation imputable au client sans motif légitime avant l'expiration d'un contrat à durée déterminée, une indemnité de 15 % du montant restant dû est exigible.

Droit de rétractation — clients consommateurs [B2C]

Le Client consommateur dispose d’un délai de quatorze (14) jours à compter de la conclusion du contrat à distance ou hors établissement pour exercer son droit de rétractation, sans avoir à motiver sa décision. Il peut utiliser le formulaire type ci-dessous ou toute déclaration dénuée d’ambiguïté adressée à contact@naviasolutions-office.fr.

Si le Client souhaite que la prestation commence avant l’expiration de ce délai, il formule une demande expresse sur le devis, le bon de commande ou un autre support durable. En cas de rétractation avant l’exécution complète, il reste redevable d’un montant proportionnel aux services effectivement fournis jusqu’à la communication de sa décision.

Le droit de rétractation n’est perdu avant l’expiration du délai de quatorze jours que lorsque la prestation a été pleinement exécutée après demande expresse du Client et reconnaissance préalable de la perte de ce droit une fois l’exécution achevée. La seule acceptation des présentes CGV ne vaut ni demande expresse de commencement anticipé ni renonciation anticipée.

Ces dispositions s’appliquent également, dans les conditions de l’article L. 221-3 du Code de la consommation, au professionnel employant cinq salariés au plus lorsqu’il conclut un contrat hors établissement dont l’objet n’entre pas dans le champ de son activité principale. Elles ne s’appliquent pas aux autres clients professionnels, sauf accord particulier.

Lorsqu’un contrat est conclu au moyen d’une interface en ligne et que le droit de rétractation est applicable, la fonctionnalité de rétractation exigée par l’article L. 221-21 du Code de la consommation est mise à disposition pendant toute la durée du délai légal.

14.5 Formulaire type de rétractation

À l’attention de Navia Solutions-Office – Audrey UBEROS – contact@naviasolutions-office.fr :

Je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur la prestation suivante : ____________________. Contrat conclu le : ____ / ____ / ______. Nom du Client : ____________________. Adresse : ____________________. Date : ____ / ____ / ______. Signature du Client, uniquement en cas d’envoi sur papier : ____________________.

Article 15. Force majeure

Aucune des parties ne peut être tenue responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de ses obligations en cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (événement extérieur, imprévisible et irrésistible). La partie concernée notifie l'autre par écrit dans les meilleurs délais. Si l'événement se prolonge au-delà de 2 mois, chacune des parties peut résilier le contrat sans pénalités.

Article 16. Propriété intellectuelle

La qualification et les droits attachés à chaque élément remis ou mis à disposition sont déterminés par le devis. Le paiement d’une mission n’emporte pas, à lui seul, transfert de propriété ni cession de droits sur les outils, systèmes, fichiers sources ou éléments de méthode de la Prestataire.

Le Client garantit qu’il dispose des droits et autorisations nécessaires sur les contenus, données et fichiers qu’il transmet à la Prestataire. Les données et contenus préexistants du Client restent sa propriété ou sous son contrôle.

16.1 Livrables et éléments propres à Navia Solutions-Office

Après paiement intégral, le Client bénéficie sur les livrables finaux expressément identifiés au devis d’un droit non exclusif de reproduction, de représentation, d’adaptation et d’utilisation pour les besoins internes et la communication de sa propre activité, sur tout support actuel, dans le monde entier et pour la durée légale de protection. Toute cession exclusive, revente, diffusion en marque blanche ou exploitation au profit de tiers doit être expressément prévue au devis dans les conditions exigées par le Code de la propriété intellectuelle.

Les méthodes, modèles, gabarits, architectures, prompts-cadres, systèmes maîtres, processus, savoir-faire et éléments réutilisables développés ou acquis par la Prestataire avant ou pendant la mission restent la propriété de la Prestataire ou de leurs titulaires respectifs. Les fichiers sources, fichiers natifs, maquettes, bases, configurations et documents de travail ne sont remis au Client que s’ils sont expressément mentionnés au devis.

16.2 Assistants IA, automatisations et outils de mission

Un assistant IA, une bibliothèque de prompts, une automatisation, une base Notion ou tout autre système numérique peut être qualifié soit d’outil temporaire de mission, soit de livrable spécifique. Cette qualification et les droits correspondants doivent apparaître expressément au devis. À défaut, l’élément est réputé être un outil temporaire de mission.

L’outil temporaire de mission est créé, configuré ou administré dans l’environnement de la Prestataire et mis à la disposition du Client uniquement pour les besoins et la durée de la mission. Le Client reçoit un droit d’accès personnel, limité, révocable et non transférable. À la fin de la mission, l’accès est retiré ; l’outil, sa configuration, ses instructions et ses prompts ne sont ni cédés ni remis au Client, sauf accord écrit contraire.

Un assistant, une automatisation ou un système n’est remis au Client comme livrable spécifique que si le devis l’indique expressément et précise le compte dans lequel il est créé, les modalités de remise, la durée de maintenance éventuelle et les droits d’utilisation accordés. Les briques génériques, prompts-cadres, modèles maîtres, logiques de construction et droits des plateformes tierces restent exclus de toute cession.

Les données du Client restent sous son contrôle. À la fin de la mission, elles sont restituées ou supprimées conformément à l’article 11 et à la procédure d’offboarding convenue. Les contenus finaux expressément livrés restent utilisables dans les limites prévues au présent article, même lorsque l’outil temporaire n’est pas transmis.

Le fonctionnement, la disponibilité, la conservation des conversations, les possibilités d’export et les conditions d’utilisation d’une plateforme tierce demeurent soumis aux règles de cette plateforme. La Prestataire n’accorde aucun droit qu’elle ne détient pas elle-même.

Article 17. Retours client et satisfaction

La prestataire peut demander un retour statistique sur ses prestations à des fins professionnelles. Elle peut diffuser des témoignages anonymisés pour promouvoir son activité, sans dévoiler de données permettant l'identification du client. Toute référence nominative est soumise à l'accord écrit et préalable du client. La cession du droit à l'image est valable pour 10 ans à compter de l'autorisation écrite (art. 9 C. civil).

Article 18. Confidentialité

Les parties s'engagent réciproquement à respecter la plus stricte confidentialité concernant toute information à caractère confidentiel dont elles auraient connaissance dans le cadre de leur collaboration. Cette obligation est valable pendant toute la durée du contrat et pendant 3 ans après sa cessation. En cas de différend, les parties restent tenues par cette obligation et s'interdisent tout discours public susceptible de porter préjudice à l'autre partie.

Article 19. Contentieux et règlement des litiges

Réclamations

Toute réclamation doit être adressée par écrit à : contact@naviasolutions-office.fr. La prestataire dispose de 15 jours ouvrés pour y apporter une réponse circonstanciée.

19.2 Médiation — clients consommateurs [B2C]

Après une réclamation écrite préalable restée sans solution amiable, le Client consommateur peut saisir gratuitement le médiateur de la consommation dont relève Navia Solutions-Office, dans les conditions prévues par le Code de la consommation.

Médiateur déclaré par Navia Solutions-Office : SAS Médiation Solution – 222, chemin de la Bergerie – 01800 Saint-Jean-de-Niost – tél. : 04 82 53 93 06 – https://www.sasmediationsolution-conso.fr.

• 19.3 Litiges entre professionnels

En cas de litige entre professionnels, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant toute procédure judiciaire. À défaut, le Tribunal compétent est celui du ressort du domicile professionnel de la prestataire (Toulouse), sauf disposition légale impérative contraire.

19.4 Loi applicable

Les présentes CGV sont soumises au droit français. La langue du contrat est le français.

Acceptation des conditions générales de vente

Le client reconnaît avoir lu, compris et accepté sans réserve les présentes CGV. La signature du devis vaut de plein droit acceptation des présentes CGV.